请休假管理系统

用户详细使用教程 v2.0.251027

📚 目录

🚀 软件使用前必须先做的事项

首次使用前必须完成的准备工作

重要提醒：系统必须完成初始设置才能实现完整功能，并避免计算错误！

必须先做的事项（按优先级排序）：

  1. 人员名单录入 - 必须录入或导入所有在职员工基本信息
  2. 数据设置 - 包含以下重要设置：
    • 调休设置：每年年初根据国家公布的节假日安排录入年度放假调休数据
    • 工作日设置：默认的工作日是周一至周五，无特殊安排的不用更改
    • 轮班制和弹性工作制设置：如果单位有轮班制或弹性工作制人员，需要设置轮班/弹性工作人员列表
    • 请休假类型设置：配置年假、病假、事假等请休假类型
年度调休数据录入时机：每年1月前，根据国务院发布的《节假日安排通知》及时更新全年放假调休数据。
轮班制和弹性工作制特别说明：如果您的单位有轮班制或弹性工作制人员，他们的年假按自然天计算，需要在"系统管理-数据管理-轮班/弹性工作人员（自然天计假）"中进行设置。详细操作请参阅"轮班/弹性工作人员设置"章节。

📝 请休假登记

员工请休假申请和审批流程

功能特点

  • 智能计算请休假天数（考虑节假日）
  • 实时年假余额检查
  • 今日操作记录

请休假类型说明

请休假类型 是否扣节假日 特殊规则
年假 是 根据工龄自动计算额度
产假 否 固定天数，不扣节假日
探亲假 否 固定天数，不扣节假日
其他类型 可选 根据当地和单位规定而定

操作步骤

1

选择员工

  1. 在"员工ID或""员工姓名"输入框中输入员工ID或员工姓名
  2. 系统会自动匹配，如有重名会弹出选择列表
支持模糊搜索：输入"张"会显示所有姓张的员工，输入工号可直接定位。
2

填写请休假信息

必填信息：

  • 请休假类型：选择年假、病假、事假等
  • 开始日期：请休假开始时间
  • 结束日期：请休假结束时间
  • 时间段：选择全天、上午或下午

可选信息：

  • 请休假说明：简要说明请休假原因
  • 是否包含假日：常规按记忆默认；探亲假/产假默认勾选且不可取消；登记轮班/弹性工作人员的记录时，其他类型默认勾选，但可取消。
3

确认请休假天数

系统自动计算请休假天数，计算规则：

  • 全天：按整天计算
  • 上午/下午：按0.5天计算
  • 节假日扣除：根据工作日设置和年度调休数据自动识别
计算示例： • 周一到周五请休假5天，其中包含1天节假日 • 实际请休假天数 = 5天 - 1天 = 4天
4

保存请休假记录

  1. 检查所有信息是否正确
  2. 点击"保存"按钮
  3. 系统提示"请休假登记成功"。如果登记的年假天数比该员工剩余可休年假天数多，系统会提示并拒绝保存。
  4. 员工年假余额自动更新
请休假成功后，可在"数据查询"模块查看详细记录和统计。

专项登记

5

加(值)班信息登记

  • 入口：在“请休假登记”页点击“加(值)班信息登记”按钮或对应菜单。
  • 必填项：员工ID/姓名、开始日期时间、结束日期时间、加(值)班天数、可补休天数、原因。
  • 规则：登记后补休额度会在“补休”类型登记时实时校验。
  • 编辑与删除：在列表中选择记录可编辑或删除，系统自动更新统计。
数据导出/导入：加(值)班数据已集成到“数据管理-数据设置”的导出/导入模块中；支持随数据设置一并导出/导入。
6

育儿假信息登记

  • 入口：在“数据管理”页的“育儿假信息”卡片中进行登记。
  • 必填项：员工ID/姓名、子女姓名、出生日期、开始日期、结束日期、额度、备注、启用状态。
  • 登记联动：在“请休假登记”页选择“育儿假”时，系统会强制校验日期范围必须在育儿假信息的3年有效期内。
  • 到期处理：超过结束日期的育儿假信息会自动停用；启用状态可手动调整。
数据导出/导入：育儿假信息已集成到“数据管理-数据设置”的导出/导入模块中；支持随数据设置一并导出/导入。

📊 请休假天数计算规则

系统自动计算请休假天数的详细规则说明

基本计算原则

计算公式：请休假天数 = 结束日期 - 开始日期 + 1（天）
1

工作日计算模式

系统支持两种计算模式：

  • 自然日计算：包含周末和节假日
  • 工作日计算：自动扣除周末和法定节假日
2

节假日数据依赖

准确计算需要完整的年度调休数据：

  • 法定节假日（元旦、春节、清明等）
  • 调休工作日（节假日前后的周末补班）
  • 特殊放假安排
重要提醒：每年开始登记前必须更新年度调休数据，否则计算结果可能不准确。

手动输入请休假天数

如果本单位采用轮休制，无法设定固定休息日，也可以完全手动输入请休假天数。

📊 数据查询

请休假数据统计和个人查询

查询功能

  • 直接点击“查询”按钮，显示今年所有记录（勾选“仅查询今年数据”时，将查询与今年有重叠的记录：包含开始或结束在今年的记录，以及跨年且覆盖今年的记录；统计按今年范围计算）。取消勾选“仅查询今年数据”，查询全部记录。
  • 可以单选或多选条件查询。比如要开个党员大会，可以先查询一下指定时间有多少党员请休假了。
  • 严格区间匹配（不含部分重叠）：仅匹配两类记录：1) 记录时间段完全位于查询区间内；2) 记录时间段完全覆盖查询区间。部分重叠不匹配。
  • 以“开始日期”作为条件查询，查询包含开始日期及之后的请休假记录；以“结束日期”作为查询条件，查询包含结束日期及之前的请休假记录。
  • 请休假天数条件支持数学运算符，如>=5。
  • 勾选“指定年份”并选择年份，可以查询记录所覆盖的指定年份的请休假记录和统计信息。
  • 点击“恢复默认值”按钮可以清空所有已输入的条件，并把“指定年份”设定为当前年份。
  • 点击查询结果列表的字段名，可以按照该字段名升序或降序排列。
  • 每条记录的最右侧有编辑和删除按钮。

“严格区间匹配”示例对照

示例：查询区间 [2025-08-10, 2025-08-15]

匹配示例

  • [2025-08-09, 2025-08-20]匹配记录完全覆盖查询区间
  • [2025-08-10, 2025-08-15]匹配完全相同
  • [2025-08-10, 2025-08-12]匹配记录完全位于查询区间内
  • [2025-08-12, 2025-08-15]匹配记录完全位于查询区间内，含边界

不匹配示例

  • [2025-08-12, 2025-08-18]不匹配部分重叠
  • [2025-08-05, 2025-08-09]不匹配无重叠

说明：严格区间匹配采用“含边界”比较，且仅匹配“完全覆盖”或“完全被包含”的区间，不包含部分重叠。

预警机制

年假余额预警：当员工年假余额为0时，该员工的统计卡片会以红色背景色显示。

数据导出功能

数据查询模块提供两种导出功能，满足不同的数据分析需求：

1

导出查询结果

功能说明：导出当前查询条件下的筛选结果

  • 根据设置的查询条件（员工、部门、时间范围等）进行筛选
  • 仅导出符合条件的请休假记录
  • 适用于特定条件下的数据分析

操作步骤：

  1. 设置查询条件（员工、部门、时间范围、指定年份等）
  2. 点击"查询"按钮获取结果
  3. 点击"导出查询结果"按钮
  4. 选择保存位置，系统自动生成CSV文件
文件格式：excel格式，包含员工姓名、部门、请休假类型、开始日期、结束日期、请休假天数、说明等详细信息
2

导出全部员工请休假数据

功能说明：导出所有员工的完整请休假数据，包含无请休假记录的员工

  • 忽略当前查询条件，导出全部员工的请休假数据
  • 包含有请休假记录的员工的记录和统计信息
  • 包含无请休假记录的员工的统计信息
适用场景：年度总结、全员请休假统计分析、人力资源报表制作等需要完整数据的场合

⚙️ 系统管理

系统配置、权限管理和数据维护

系统管理模块包含三个主要子模块：

  • 人员管理：员工信息的增删改查和批量操作（请看参阅前面“人员管理模块”章节）
  • 数据管理：数据管理与备份恢复、数据设置
  • 权限管理：用户账户管理和软件激活

👥 人员管理模块

员工信息维护和人员档案管理

核心功能概览

  • 员工信息录入、编辑、删除
  • 支持批量导入导出
  • 离职人员管理
  • 自动计算工龄和年假额度
  • 智能搜索和条件筛选

🔄 模式切换详解

人员管理模块提供两种工作模式，通过右上角按钮切换：

1

搜索模式

搜索模式

用于查询和筛选员工信息，支持多条件组合查询：

  • 支持模糊查找：如在姓名输入框输入“明”字可以显示所有姓名带“明”字的员工信息。
  • 日期范围查询：入职日期查询
  • 是否包含离职人员：可切换显示已离职员工
查询示例： • 日期查询格式："2020-" 或 "2020-05" • 多条件组合：可同时输入姓名+部门进行筛选 • 清空条件：点击"清空"按钮重置所有筛选条件
2

添加模式

添加模式

用于录入新员工信息，系统会自动计算相关数据：

必填字段（带*标记）：

  • 员工ID：唯一标识，建议使用工号
  • 姓名：员工真实姓名
  • 性别：男/女
  • 部门、职位、政治面貌、身份：下拉选择或手动输入
  • 参加工作时间：用于计算工龄

自动计算功能：

  • 工龄计算：基于参加工作时间自动计算
  • 年假额度：根据工龄和公司政策自动计算
自动添加功能：手动输入的部门、职位、政治面貌、身份字段如果在现有列表中不存在，会自动添加进列表中。

📝 操作步骤详解

1

添加新员工

  1. 切换到添加模式
  2. 填写员工基本信息（带*号为必填）
  3. 系统自动计算工龄和年假额度
  4. 点击"保存"完成录入
录入成功后，员工信息立即生效，可在请休假登记模块中选择该员工。
2

编辑员工信息

  1. 切换到搜索模式
  2. 找到需要编辑的员工
  3. 点击右侧的"编辑"按钮
  4. 修改相关信息
  5. 点击"保存"完成更新
3

处理员工离职

  1. 切换到搜索模式
  2. 找到离职员工
  3. 点击右侧的"离职"按钮
  4. 确认离职操作
注意：员工离职后，员工ID会添加"LZ"前缀标记，still保留历史记录。可通过"显示离职人员"选项查看。

🔍 高级搜索技巧

搜索字段 支持方式 示例
姓名 模糊匹配 输入"张"可找到所有姓张的员工
部门 精确/模糊匹配 输入"技术部"或"技术"
入职日期 日期范围 "2020"表示2020年入职
工龄 数值比较 输入">5"表示5年以上工龄

📊 批量操作指南

人员管理模块支持批量导入导出功能，提高数据管理效率。

1

批量导入员工信息

支持从csv文件批量导入员工基本信息：

  1. 切换到系统管理-数据管理-数据备份与恢复
  2. 点击"人员信息导出"按钮
  3. 下载csv模板文件
  4. 按模板格式填写员工信息
  5. 点击"人员信息导入"按钮
  6. 选择填写好的csv文件进行导入
注意事项：
  • 员工ID不能重复
  • 入职日期格式：YYYY/MM/DD
  • 工龄会根据入职日期自动计算
  • 年假额度会根据工龄自动计算
重要提示（CSV编码）：用excel或wps编辑csv文件后，必须另存为”CSV UFT-8(逗号分隔)(*.csv)“格式，不要保存为“CSV(逗号分隔)(*.csv)”、xls或xlsx格式！部分政府版wps表格没有另存为“CSV UFT-8(逗号分隔)(*.csv)”选项，只有“CSV(逗号分隔)(*.csv)”选项，这种情况下请用excel或最新版wps个人版另存为“CSV UFT-8(逗号分隔)(*.csv)”格式文件。
2

批量导出员工数据

可以将员工信息导出为csv文件：

  1. 切换到系统管理-数据管理-数据备份与恢复
  2. 点击"人员信息导出"按钮
  3. 选择保存位置
导出内容包括：员工ID、姓名、性别、部门、职位、身份、政治面貌、入职日期、工龄、年假额度、备注等完整信息。

🗄️ 数据管理

🗄️ 数据管理与备份恢复

保障数据安全

全量数据备份(导出)

  • 导出为结构化JSON，包含员工管理、请休假记录、数据设置、账户信息等
1

备份步骤

  1. 打开“系统管理"→"数据管理”→“数据备份与恢复”
  2. 点击“导出全部数据”，选择保存位置
  3. 完成后系统提示导出成功并显示文件路径

全量数据恢复（导入）

  • 从备份JSON恢复全量数据，包含严格的数据校验
  • 系统内有重复数据会提示用户做出选择，避免误操作
2

恢复步骤

  1. 点击“导入全部数据”，选择备份的JSON文件
  2. 确认提示后开始导入
  3. 导入完成后建议重启应用或刷新数据页签
危险操作：覆盖式导入不可恢复，请确保备份来源可信且版本匹配，必要时先全部导出备份后再导入。

清空全部数据

3

慎用清空功能

清空会删除所有业务数据（员工、请休假、设置等），仅用于初始化或迁移前，请先完成备份。

虽然开发方为了防止误操作设计了清空前自动备份数据到安装目录的“数据备份\清空数据自动备份”里的功能，但为了避免意外，执行前务必先备份现有数据！

请休假类型管理

系统支持自定义请休假类型，满足不同地区、单位的管理需求。

  1. 进入"系统管理" → "数据管理" → "数据设置"
  2. 点击"请休假类型"卡片
  3. 输入请休假类型名称
  4. 点击"保存"完成添加

工作日管理

设置年度放假调休安排，确保请休假天数计算准确。

1

基本工作日设置

  • 默认规则：周一至周五为工作日，周六周日为休息日
  • 特殊调整：可设置特定日期的工作状态
  • 计算影响：设置为"休息日"的日期在计算请休假天数时会被跳过
2

年度调休数据维护

  1. 进入"系统管理" → "数据管理" → "数据设置"→ "放假调休"
  2. 输入需要设置的日期。单日可以只在开始日期或结束日期里设置
  3. 选择日期类型：
    • 工作日：正常上班日（如调休补班）
    • 休息日：放假日（如法定节假日）
  4. 点击"保存"完成设置
重要提醒：每年1月必须根据国务院办公厅通知更新全年调休数据，包括：
  • 春节、清明、劳动节、端午、中秋、国庆等法定节假日
  • 节假日前后的周末调休补班安排

数据导出/导入（按模块）

  • 数据设置里的各个卡片均支持按导出导入功能，文件格式为CSV
  • 数据设置里的所有卡片的数据可以一次性导出和导入（导出数据设置、导入数据设置）
重要提示（CSV编码）：用excel或wps编辑csv文件后，必须另存为”CSV UFT-8(逗号分隔)(*.csv)“格式，不要保存为“CSV(逗号分隔)(*.csv)”、xls或xlsx格式！部分政府版wps表格没有另存为“CSV UFT-8(逗号分隔)(*.csv)”选项，只有“CSV(逗号分隔)(*.csv)”选项，这种情况下请用excel或最新版wps个人版另存为“CSV UFT-8(逗号分隔)(*.csv)”格式文件。

👥 轮班/弹性工作人员功能使用

⚠️ 仅适用于不按法定工作日和假期作息的人员

轮班/弹性工作制人员的年假按自然天计算(不扣除休息日），系统在登记与统计时采用不同规则，需人工核对并修改（必要的话）请休假天数。如本单位有轮班/弹性工作制人员，需正确维护人员列表并按规则登记。
1

管理轮班/弹性工作人员列表

进入"数据管理"页，找到"轮班/弹性工作人员（自然天计假）"设置卡片：

  • 点击"添加在职人员"，打开人员选择对话框，标题为"添加在职人员（可筛选并全选当前列表）"。
  • 支持按"部门、职位、身份"筛选；支持各列升降序排序。
  • 支持"选中列表所有人员"与"清空"快捷操作。
  • 姓名搜索：窗口底部左侧新增"姓名搜索"输入框与"搜索"按钮，输入姓名片段后回车或点击"搜索"即可按姓名过滤（不区分大小写）。
  • 勾选所需人员后点击"确定"，完成添加。
  • 如需移除，可在设置卡片中的"编辑列表"中执行删除，或在登记时取消勾选"轮班/弹性工作人员"。
提示：筛选条件与姓名搜索可叠加使用；"清空"会同时清除勾选与筛选条件并恢复完整列表。
2

登记与编辑时的注意事项

  • 在"请休假登记"页选择员工时，若该员工在轮班/弹性工作人员列表中，系统会自动勾选"轮班/弹性工作人员"复选框。
  • 也可手动勾选/取消复选框；勾选后系统会将该员工加入列表，取消勾选则会将其移出列表。
  • "包含节假日"默认行为：
    • 探亲假/产假：默认勾选且不可取消（强制包含假日）
    • 其他假期类型：默认勾选但可以取消（允许用户调整）
  • 需人工核对并修改（必要的话）请休假天数。
  • 编辑已有记录时，系统会根据员工状态自动恢复复选框选择，保证一致性。
规则约束：除产假和探亲假外，轮班/弹性工作人员的其他假期记录不得跨年；如存在跨年登记，请分拆为两个记录分别登记在对应年度。
3

统计卡片与年假已用规则

  • 在"数据查询"页的员工统计卡片中，轮班/弹性工作人员的"年假已用"按登记天数计算，并对跨年记录按当年重叠天数统计。
  • 普通员工（不包括轮班/弹性工作人员，下同）的"年假已用"则按工作日剪裁计算（结合年度放假调休与工作日设置）。
一致性：登记页的勾选状态与统计页的计算规则保持一致；在登记页勾选"轮班/弹性工作人员"会同步影响统计。

常见问题

Q1

为什么"包含节假日"不能关闭？

不同情况下的"包含节假日"行为：

  • 探亲假/产假（所有员工）：默认勾选且不可取消，开关呈灰色禁用状态
  • 轮班/弹性员工的其他假期类型：默认勾选但可以取消，用户可根据实际情况调整
  • 普通员工的其他假期类型：按系统记忆的上次选择状态默认，可自由调整
设计原因：探亲假和产假按国家规定通常需要包含节假日计算，因此系统强制开启；轮班/弹性员工因工作性质特殊，其他假期类型默认按自然天计算但允许用户根据实际情况调整。
Q2

如何批量添加或快速定位员工？

在"添加在职人员"对话框中，可以通过部门/职位/身份筛选、各列表列排序、底部左侧的姓名搜索联合使用，支持"选中列表所有人员"快速批量勾选。

Q3

勾选/取消复选框的影响是什么？

在登记页勾选"轮班/弹性工作人员"将把该员工加入列表；取消勾选则移出列表，该变化会影响后续的登记默认行为与统计口径。

🛡️ 权限管理与软件激活

账号安全与授权管理

账户角色与权限

  • 管理员：拥有全部权限，可创建/删除账号、重置其他用户密码
  • 普通用户：可执行日常登记与查询操作
  • 查询用户：仅可查看，无法修改数据
管理员账户受保护，系统内置admin账号不可被删除；删除账号操作需要二次确认。

账户管理

1

新增与修改

  1. 打开"权限管理"页签，点击右上角"添加账户"按钮（描边样式，图标为"人像+"）
  2. 设置用户名、角色和初始密码（支持强度校验）
  3. 管理员、普通账户可为账号设置密码找回问题，提升安全性
提示：如果未看到"添加账户"按钮，请检查当前登录账户是否有管理员权限。
2

密码变更与删除

  • 管理员和普通账户可修改自己的密码；管理员可重置他人密码

软件激活

购买授权
  • 授权价格：1年授权：88元；2年授权：158元；3年授权：218元；永久授权：368元
  • 退款说明：由于本软件提供了长达3个月的试用期，有足够的时间让用户测试和考虑是否购买授权，所以购买授权后本工作室不提供退款服务。安装软件时展示的软件协议已经有明确的说明。
  • 购买方式：请添加微信 "brightocean_bit"（微信号） 进行购买。
快速入口：在"软件激活"页面的"激活状态"行右侧点击"购买授权"按钮即可查看上述信息。

激活流程

  1. 进入"权限管理"的"软件激活"页面
  2. 加开发人员微信，按照弹窗中的授权价格完成付款（支持1年/2年/3年/永久授权）
  3. 复制机器码，发送给开发人员
  4. 输入您的电子邮箱（绑定激活码用）和开发人员发送过来的激活码，点击激活
  5. 点击"刷新"按钮，可以查看激活状态
激活成功后，授权状态会立即生效，部分受限功能将自动解锁。

移机激活

适用场景：更换电脑、重装系统或迁移到新设备时，将授权从旧设备转移到新设备。

一、在旧设备解除激活

  1. 打开"权限管理" → "软件激活"页面，确认网络连接可用。
  2. 点击右侧 "解除激活" 按钮。
  3. 在弹出的对话框中输入 激活时绑定的电子邮箱 并确认。
  4. 系统将与服务器核验并解除当前设备授权，界面提示 "解除激活成功"。
注意：解除激活后，旧设备将立即失去授权；建议在迁移前通过"数据管理 → 备份恢复"完成数据备份，业务数据与授权状态相互独立，需要分别迁移。

二、在新设备重新激活

  1. 在新设备安装并打开软件，进入"软件激活"页面。
  2. 输入您的 电子邮箱 与 激活码，点击 "激活"。
  3. 点击 "刷新状态" 查看授权信息是否生效（授权类型与到期时间）。
提示：同一激活码同一时间仅绑定一个设备。

特殊情况说明

  • 邮箱归属必须一致：解除与重新激活必须使用激活码原绑定的邮箱，跨邮箱会被服务器拒绝。
  • 旧设备未解除：若未在旧设备成功解除，新设备激活会提示"激活码已被其他设备使用"或"激活码与机器码不匹配"。请先在旧设备解除或联系开发人员人工解绑。
  • 管理员预绑定机器码的激活码：如果激活码是按某机器码预先生成并记录了机器码（尚未激活），则首次激活必须在该机器上。需要更换设备时，先在该设备激活并解除，或联系开发人员处理解绑/重新生成。
  • 设备不匹配的解除：如果尝试在非绑定设备上解除激活，会提示"设备不匹配，无法解除激活"。请在原绑定设备上操作或走人工解绑流程。

⚙️ 系统维护与故障排除

常见问题解决方案

常见问题及解决方案

Q1

找不到员工信息

问题原因：人员信息未录入或录入不完整

解决方案：

  1. 进入"数据管理"→"人员管理"
  2. 切换到添加模式
  3. 补录员工基本信息
  4. 返回请休假登记模块重试
Q2

请休假天数计算错误

问题原因：工作日设置错误、年度调休数据未录入或错误

解决方案：

  1. 进入"数据管理"→"数据设置"→"放假调休"和"工作日"
  2. 检查当前年份放假调休数据是否完整、正确；工作日设置是否错误（默认周一至周五为工作日）
  3. 放假调休设置如有修改，保存后会自动更新当年请休假记录的天数。
Q3

年假额度不正确

问题原因：员工参加工作时间录入错误或工龄中断月数设置不当

解决方案：

  1. 在人员管理中找到该员工
  2. 检查"参加工作时间"是否准确
  3. 核实"工龄中断月数"
  4. 保存后系统会自动重新计算当年度的记录

数据备份建议

定期备份：建议定期备份数据，可通过导出功能将员工信息和请休假记录导出为csv文件保存。

📞 技术支持与联系

QQ：275292

邮箱：austin_yan&163.com (把&换成@)